۸ نکته مهم که در جلسه کاری مد نظر گرفته شود

به طور معمول شرکت های تجارتی و یا دفاتر دولتی و غیر دولتی طبق نیاز های کاری خویش هفته یکبار یا ماهانه جلساتی را میان کارمندان خویش دایر می کنند. هدف از این جلسات بهبود بخشیدن به روند کار و ارتقای ظرفیت کاری در کارمندان است.موضوع مورد بحث چنین جلسات را به طور معمول  پرسش های در رابطه به اینکه چگونه بتوانند کار های گروهی و فعالانه داشته باشند چگونه موانع و کمبودی های شرکت را رفع نمایند چگونه در کمترین وقت بیشترین خدمات را انجام دهند، شکل می دهد. پس برای اینکه جلسهٔ موفقانه داشته باشید نیاز است تا یک سلسله موضوعات  و نکات را مراعات نمایید:

به موقع  حاضر جلسه شوید: اینکه پابند وقت باشید و به موقع موعود وارد جلسه شوید، مسوولیت پذیری و علاقمندی شما را نسبت به کار و وظیفهٔ تان نشان می دهد.افرادی را که ناوقت تر به جلسه می رسند ابتدا هوشدار دهید تا پابند وقت باشند درصورتی که عمل دیر آمدن شان را تکرار نمودند جلسه را معطل نکرده بدون ضیاع وقت آن را آغاز کنید. از افراد بی مسوولیت محترمانه خواهش کنید تا با دیر آمدن شان  فضای جلسه را مختل نسازند. زیرا افرادی که ناوقت‌تر به جلسه می رسند حواس سایر اعضای جلسه را برهم زده و ذهن آنها را مغشوش می سازند.

در حین جلسه به پیام ها و ایمیل ها پاسخ ندهید: مصروف بودن با گوشی و پاسخ دادن به پیام ها نشانگر کم اهمیت تلقی کردن جلسه است. ولو موضوع جلسه خیلی جدی هم نباشد شما حق ندارید خود تان مصروف گوشی بکنید.

 خاموش گذاشتن گوشی: در جریان جلسه  بهتر است گوشی تان را خاموش بگذارید زیرا با صدا درآمدن گوشی باعث حواث پرتی اعضای جلسه شده و شما را نیز دست پاچه می سازد.پس لازم است تا مدت زمانی که در جلسه هستید گوشی تان را خاموش بگذارید.

در رابطه به موضوع جلسه مطالعه داشته باشید: وقتی در جلسه یی اشتراک می ورزید حتما موضوع آن برای تان مشخص است و می دانید که جلسه حول محور چه موضوعاتی می چرخد اگر در این رابطه معلومات اضافی داشته باشید بهتر است تا بتواند ایده ها و اطلاعات تان را به خوبی با اعضای جلسه در میان بگذارید.

با چهره خسته و پریشان وارد جلسه نشوید: با اعتماد به نفس و داشتن لبخند راضیت بخشی در گوشه لب تان وارد جلسه شویید تا با دیدن چهره شاد و پر انرژی شما دیگران نیز انرژی بگیرند زیرا چهره خسته و عبوس بالای روحیه اعضای جلسه تاثر منفی بر جا می گذارد و کوشش می کنند موضوعات را هر چه زود تر به عنوان یک وظیفهٔ ناخوشایند به پایان برسانند و زود جلسه را ترک بگویند.

سر و وضع مناسب: بکوشید در جلسات لباس ساده و در عین حال مرتب بپوشید اگر از طبقهٔ اناث هستید نباید آرایش خیلی غلیظ داشته باشید چون آرایش دفتر با آرایش مکان های دیگر از هم متفاوت است در دفتر بهتر است آرایش ساده داشته و لباس رسمی بپوشید.

از اضافه حرفی بپرهیزید: در جلسه به جز از موضوعات کاری نیاز نیست به موضوعات بیرونی پرداخته شود و آنچه را می خواهید باز گو بسازید ابتدا جوانب آن را بسنجید بعد وارد بحث بسازید.

 دادن نظر : نظریات تان را در پیوند به جلسه شریک سازید و کوشش کنید تازه ترین نظریات  را جهت بهبود کار مطرح بسازید.

سوال کنید: اگر نکات و مواردی برای تان مبهم به نظر رسید حتما با اعضای جلسه در میان بگذارید. چون نباید چیزی برای تان لاینحل باقی بماند.از سوال کردن نهراسید بل با اعتماد به نفس تمام، مسایل مبهم را برای تان واضیح بسازید. نباید فراموش کرد که اشتراک در جلسات نه تنها در بهبود کار شرکت و دفتر موثراست بل بر اندوخته ها و آگاهی های تان نیز می افزاید.


نوشته از: مطواع کبیر

How
You Feel
In Kabul?