۸ نکته مهم هنگام نوشتن ایمیل رسمی

سهولت استفاده از انترنیت مردم را بیشتر از هر وقت دیگر به هم پیوسته تر ساخته است. در پهلوی اینکه انترنیت بهترین منبع معلومات نا محدود است٬ این منبع باعث شده اشخاص به صورت سریع موضوعات مهم زندگی شخصی و مسلکی خود را چه در رسانه های اجتماعی باشد و یا از طریق ایمیل رسمی با دیگران شریک سازد. رسانه های اجتماعی چون محیط غیر رسمی است طرز برقراری ارتباطات منحصر به فرد است٬ اما وقتیکه در محیط رسمی کار میکنید٬ باید به نکات مهم در وقت فرستادن ایمیل دقت کنید تا ایمیل تان نمایانگر مسلکی بودن شما شود.

 موضوع یا subject ایمیل: در وقت نوشتن ایمیل دقت کنید که subject ایمیل تان کوتاه و بیانگر موضوع باشد. هیچ وقت subject را خالی نگذارید. در صورتیکه موضوع ایمیل تان معلوم نباشد٬ گیرنده ایمیل وقت لازم را به خرچ نمیدهد که ایمیل تان را مطالعه کند. در ضمن از لغاتی چون (سلام٬ اسم تان و یا نوشته های کلیشه های احوال پرسی) در subjectایمیل خود داری کنید.

 مخاطب ایمیل:‌ وقتی برای کسی که نو معرفی شدید و بار اول است ایمیل میکنید و یا پس از جلسه رسمی از شما خواهان کدام سندی از طریق ایمیل شده اسم اول فرد را با پسوند “جان” نگیرید. در عوض اسم دوم فرد را با پیشوند آقا یا خانم بگیرید. این کار دلالت از مسلکی بودن شما میکند و نشان میدهد.

متن ایمیل: کوشش کنید متن ایمیل تان را تا آخرین حد کوتاه بسازید تا خواننده از مطالعه آن خسته نشود و موضوع که شما به آن اشاره نمودید را متوجه شود. از پرسیدن بیش از حد احوال مخاطب و یا از استدعا دعا برای مخاطب خود داری کنید. موضوعات را از مهمترین شروع کنید٬ و همینگونه پیش بروید. در صورتیکه در ایمیل تان فایلی بخاطر کدام موضوع است در وقتیکه به موضوع اشاره میکنید٬ از ضمیمه ایمیل یاد‌آور شوید.

 چندین مخاطب در ایمیل: هر ایمیل که شما ارسال میکنید میتوانید سه نوع مخاطب داشته باشید. مخاطب اولیه (To): این کسی است که مستقیماً برایش ایمیل میشود و نامش در متن ایمیل ذکر میشود. مخاطب دوم(cc):‌ شخص یا اشخاصی اند که تنها به خاطر معلومات شان و یا اینکه معرف شما بود و یا همکار تان است و شما میخواهید آگاه شوند که شما معلومات را ایمیل کردید در cc ایمیل میباشند. مخاطب سوم(bcc):‌ به طور معمول ایمیل ها تا مخاطب سوم نمیرسد. اما از این گزینه هنگامی استفاده میشود که ایمیل گروهی میکنید و یا نمیخواهید مخاطب اولی بفهمد که شخص سوم جز ایمیل است.

 ارسال ایمیل های گروهی: اگر میخواهید دعوتنامه برنامه و یا ایمیل متحدالمال برای لیست طولانی بفرستید همیشه ایمیل های مخاطبین را در bcc بگزارید٬ هرگز در to یا برای همه ایمیل ها را اضافه نکنید٬ چون شما تنها میخواهید که مخاطبین تان از ایمیل شما آگاه شود. وقتی ایمیل در bcc میباشد مخاطبین به لیست مکمل دسترسی پیدا نمیکنند که این کار باعث حفظ محرمیت میشود و از فرستادن تشکری ها و اطمینان دادن دریافت ایمیل به همه گی جلوگیری میکند.

امضا در ایمیل: کوشش کنید اگر در جایی کارمند رسمی نیستید با آنهم ایمیل تان در آخر امضای رسمی داشته باشد. در امضا رسمی اسم مکمل تان٬ اگر شغل آزاد دارید اسم شغل تان٬ شماره تماس تان و اگر لینک بلاگ و یا ویبسایت دارید بگزارید در غیر آن از گذاشتن لینک صفحات اجتماعی شخصی تان جلوگیری کنید چون صفحات شخصی رسانه های اجتماعی تان جز زندگی کاری تان نمیباشد.

استفاده از Auto Reply: ایمیل ها معمولن به شما اجازه میدهد تا Auto reply را فعال کنید و هر ایمیلی که آمد برای فرستنده ایمیل دوباره ارسال کند تا شخص را آگاه سازد که ایمیلش را دریافتید. اما اکثر اوقات کاربران از این گزینه درست استفاده نمیکنند. در صورتیکه شما به رخصتی میباشید و یا برای چندین روز به ایمیل تان دسترسی نمیداشته باشید این گزینه را باید فعال کرد تا فرستنده ایمیل مطمین شود که منتظر پاسخ برای چند روزی باشد و دوباره ایمیل نکند.

پاسخ دادن به ایمیل: ایمیل هاییکه برای شما ارسال میشود تنها در صورتیکه مخاطب اولی هستید پاسخ دهید. معمولن وقت پاسخ دادن ایمیل اگر از شما معلومات خواسته باشند و شما ایمیل را پاسخ نمیدهید و میگزارید تا معلومات را جمع‌آوری کنید و سپس ایمیل کنید٬ این کار را نکنید. ایمیل را پاسخ دهید و فرستنده را مطمین بسازید که ایمیل را شما دریافتید و در صدد جمع آوری معلومات هستید و به زودترین فرصت جوابها را ارایه میکنید. این کار باعث میشود شخص مقابل مسلکی بودن شما را درک کند و شتابان پس از ارسال ایمیل برایتان زنگ نزند و منتظر جواب تعقیبی شما باشد.

How
You Feel
In Kabul?